• Home
  • 5 råd för att lyckas med utbildningen vid ERP-implementering

Det spelar ingen roll hur mycket tid ni lägger på att välja det perfekta affärssystemet – om ni inte satsar på gedigen utbildning och stöd genom processens olika skeden kommer projekt att ge negativt resultat.

1. Att utbilda i de nya processerna är lika viktigt som att utbilda i systemet

Flera experter i Forterros globala nätverk av affärssystembolag påpekar att företag behöver lägga tid på att adressera den mänskliga komponenten i ett framgångsrikt affärssystemprojekt. ”I ena änden innebär det att förstå den klyfta som finns mellan hur era affärsprocesser fungerar och hur era team interagerar”, säger Scott Malia, COO på Forterro. ”I andra änden kräver det att de anställda är disciplinerade när det gäller att ställa om till de nya processerna, så att affärssystemet verkligen fungerar.”

Era nya affärsprocesser ska vara utformade för att hjälpa er uppnå företagets mål – oavsett om det är att strömlinjeforma processer på tillverkningsgolvet eller att försäkra er om att teamen möter sina leveransdatum.

”Det är därför utbildning är helt avgörande för en framgångsrik implementering, ”

”Det är därför utbildning är helt avgörande för en framgångsrik implementering, ”säger Malia. ”I varje skede ska era användare och chefer vara engagerade i att förstå det nya systemet.”

2. Håll utkik efter förändringsmotstånd

Utan ordentlig utbildning kan ni inte förvänta er annat än att teamet vill återgå till de gamla rutinerna för att göra sitt jobb. ”Om era anställda inte är helt bekväma med affärssystemprojektet är risken att de sidsteppar de nya processerna”, säger Tove Brodin, senior affärssystemkonsult på Jeeves i Sverige.

Detta kan vara särskilt svårt om ert team har arbetat med ett omodernt system under lång tid, säger Brodin.

”Ni kommer att stöta på anställda som har inställningen att ’Så här har vi alltid har gjort’. De kommer att vara lockade att återgå till hur saker gjordes manuellt tidigare, med gamla Excel-ark och rapporter”, säger Brodin. ”Om detta händer, om så bara med en enda person, så kan det riskera funktionaliteten i hela det nya affärssystemet.”

3. Kommunicera ”varför” samtidigt som ni utbildar

Under all utbildning ska betoningen ligga på effekten av den nya affärsystemimplementationen, enligt Benoit Wambergue, produktchef på Solyb i Frankrike. ”Det är viktigt att tydligt kommunicera ert ’varför’ när ni utvecklar de nya processerna”, säger han.

Många företag begår misstaget att förmoda att de anställda automatiskt kommer att övergå till den nya processen – särskilt anställda som har genomgått utbildning. Det är också vanligt att företag underskattar hur mycket förändring som ett nytt affärssystem kan innebära.

”Det är viktigt att förstå att ert affärssystem kan kräva en total omkonstruktion av era processer”, påpekar Wambergue. ”I vissa fall kan era anställda vara tvungna att utföra uppgifter som de aldrig har stött på tidigare.”

Brodin håller med. Förutom att tillhandahålla utbildning ska cheferna tydligt kommunicera hur viktigt projektet är för att kunna strömlinjeforma processer, säger hon. ”Det är naturligt för människor att välja den enklaste vägen. Det är viktigt att förklara att genom utbildning kommer de snart att kunna utföra sina arbetsuppgifter på kortare tid.”

4. Utbilda tidigt och ofta.

Skjut inte på utbildningen till slutet av er affärssystemimplementation. Det kan ta tid innan era användare är bekväma med processen. ”Ju tidigare ni kan börja hålla utbildningssessioner desto bättre”, säger Brodin.

Genom att investera i utbildning av personal i början av projektet kan ni minimera behovet av löpande support. ”Utbildning är avgörande för affärssystemprojektets framgång”, säger Brodin. ”Om anställda börjar göra saker fel i systemet kommer ni att få problem längre fram.”

Hon säger också att det är viktigt att hålla i åtanke att de anställda kommer att anpassa sig till systemet olika snabbt. Därför behöver er affärssystemleverantör kunna tillhandahålla utbildning på olika nivåer för att möta de anställdas behov.

När affärssystemet har implementerats ska slutanvändarna redan ha genomgått tillräckligt mycket utbildning för att känna sig bekväma att använda systemet. Men det är viktigt at ha fortlöpande utbildning och support för att försäkra sig om en smidig övergång.

Genom att investera i alla möjligheter att utbilda era anställda kan ni försäkra er om att ni får ut maximalt av er investering i nytt affärssystem.

5. Komplettera utbildningen med ett supportavtal.

”För att ni ska få en hävstångseffekt av ert system krävs utbildning och övning, övning, övning”, säger Maria Marcelius, affärssystemanalytiker för Jeeves i Sverige. ”Det är också viktigt att skaffa ett supportavtal, så att ni har tillgång till en konsult som kan hjälpa er direkt när ni stöter på ett problem som ni inte kan lösa själva.”

Vill du ha fler experttips? Ladda ner vår Guide:

En Guide | 20 steg till ett lyckat ERP-projekt