• Home
  • Definiera ERP avkastningen innan du budgeterar

När du väljer ett nytt ERP-system kommer ni i teamet oundvikligen att diskutera frågan om kostnader. Och det är bra att tänka på den tidigt i processen. Ett ERP-projekt, som kan kosta från 100.000 upp till 20 miljoner kronor eller mer, är bland den mest kostsamma investering ditt företag kan göra.

Om du gör en budget utan att räkna med den övergripande avkastningen på investeringen (ROI Return of Investment) så kan du stöta på en del utmaningar. Att strunta i den här typen av djupgående beräkningar är ett av de vanligaste misstagen som företag begår när de överväger ett ERP-projekt. Det menar experter från Forterro, ett globalt nätverk av ERP-företag.

Philippe Genre, Head of Sales på SolvAxis i Schweiz, menar att kunderna ofta fokuserar på budgeten när de bedömer ERP-lösningar. Det är dock en farlig fälla som kan bli mycket kostsam under ERP-lösningens livslängd, som vanligen är 10-15 år.

”Köparna gör misstaget att fokusera på det initiala priset istället för att överväga hela ägandekostnaden (TCO), inklusive potentiella dolda kostnader och begränsningar som att vissa kompetenser inte finns tillgängliga”, fortsätter Genre. ”Det perfekta valet existerar inte, men ett dåligt val blir definitivt väldigt dyrt. Mitt råd är att tänka på den totala ägandekostnaden istället för initialkostnaden för implementering.”

”Även om ROI är en grundläggande del av ERP-projektet så är det få företag som faktiskt vidtar de steg som krävs för att beräkna den”, säger Richard Furby, Vice President of Services, Support & IT på Forterro. ”De allra flesta företag tycker att det här är otroligt svårt. De är antingen tveksamma eller ovilliga till att göra det.”

I vissa fall kan ERP-systemets säljrepresentant försöka räkna ut avkastningen på investeringen för den potentiella kunden, men det är inget som rekommenderas. ”Om inte kunden är involverad är det närmast meningslöst”, menar Furby. ”Det finns ingen universalformel som kan användas för alla, utan alla företag är olika.”

Beräkna avkastningen på investeringen tidigt

”Uppgiften att beräkna den övergripande avkastningen på investeringen bör klaras av redan innan företaget börjar jämföra olika ERP-lösningar”, säger Scott Malia, COO på Forterro. Och ändå är det många företag som inte investerar i den processen.

”Det är inte så ofta man hör någon säga ’Vi har problem inom de här tre områdena. Om vi åtgärdar problemen kan det spara si och så mycket pengar om året”, säger han. ”När vi frågar ’Vad har ni för budget’, kan vi få höra något i stil med ’Den är 500 000 kr.’ Eller ’1 mkr’. Men hur kom man fram till den siffran? Vad är den förväntade avkastningen på projektet och hur bör den vägas mot priset?”

Företagen presenterar ofta en icke-specificerad avkastning på investeringen baserat på tidigare erfarenheter, efterforskningar på Internet eller hur mycket andra företag har spenderat.

”Ibland vill företagen spendera för mycket, eller inte tillräckligt på en ERP-implementering”, säger Malia. ”De kan ibland dra till med någon siffra som bygger på vad de någon gång tidigare lagt ut, eller vad andra har berättat för dem.”

De beräkningar som ERP-säljarna tillhandahåller kan också leda till förvirring. ”Kunden kanske får höra, ’Jo, det kommer att kosta 400 000 kr för licenserna’, från en leverantör, och så säger nästa säljare ’1 mkr på grund av tjänsterna ni behöver’,” säger Malia. ”Det är lätt att bli vilseledd när det gäller kostnaden, eftersom det är väldigt svårt att jämföra äpplen och päron.”

Furby lyfter återigen fram problemen med att använda generiska webbverktyg för att fastställa avkastningen på investeringar. ”Beräkna istället värdet på ERP-systemet baserat på de unika aspekterna hos din verksamhet”, rekommenderar Furby. ”Ni bör utvärdera den nuvarande övergripande verksamheten och sedan jämföra det med hur ni föreställer er att företaget ska fungera efter att ERP-projektet har implementerats. Försök att få grepp om vad som fungerar för er idag och vad som är frustrerande. Om ni kunde slippa frustrationen, vad skulle det innebära för företaget? Bedöm sedan det värdet mot kostnaden”.

Utöver de uppenbara områdena för avkastning på investeringen bör ni även räkna med andra fördelar, säger Alexandre Crettol, Director of Services på SolvAxis. ”Om medarbetarna kan gå hem i tid och känna sig trygga med att de har gjort sitt jobb riktigt bra så är det också en del av avkastningen”, påpekar han.

Utnyttja avkastningen på investeringen för att få fart på ERP-projektet

Håkan Magnusson, Sales Executive på Jeeves Informtion Systems AB, menar att det är mycket viktigt att definiera avkastningen på investeringen för att få det stöd som behövs för ERP-projektet. ”Om du definierar vilken reell avkastning som ERP-investeringen kommer att resultera i så behöver du inte prata om priset mer”, säger han. ”Du kommer att vara mer orolig för att du förlorar pengar för varje månad som du inte använder lösningen.”

 

Vill du ha fler ERP-tips?

Vi har tagit fram en guide med 20 tips från våra experter som förenklar ditt ERP-projekt. 

Hämta guiden