• Home
  • Så skapar du "rätt" engagemang i ett ERP projekt

Alla som har deltagit i ett större projekt på ett företag känner nog till de många fallgropar som kan störa processen – från planering till genomförande. Samma sak gäller en ERP-uppgradering eller ERP-installation, menar flera experter från Forterro, en internationell koncern av företag som tillhandahåller programvara och tjänster inom ERP.

”I vissa fall slösar företag tid – ibland flera månader – på att planera för ett ERP-projekt, bara för att senare se det uppskjutet på okänd tid eller helt och hållet nedlagt”, säger Scott Malia, COO för Forterro.

Sök rätt godkännanden

Andra gånger kan ERP-projekten gå i sank senare i processen – oftast på grund av att rätt personer inte varit involverade i arbetet från början.

Malia berättar att det inte är ovanligt att en arbetsgrupp investerar fem till sex månader i att utforska olika ERP-lösningar, utvärdera leverantörer och göra allt förberedande arbete – bara för att senare se någon högre upp bestämma att ERP inte ryms i budgeten.

”Det här är en av de främsta anledningarna till att företagen inte når fram till något beslut”, säger Malia. ”De vet inte vem på företaget som behöver godkänna ERP-implementeringen. De har ingen aning om hur långt in eller högt upp köpbeslutet måste fattas.”

Malia rekommenderar att man utöver att involvera lämpliga personer i ledande ställning även söker godkännande från styrelsen.

”Det är så många gånger som jag hört kunderna säga ’Nej, styrelsen behöver inte fatta beslut’, bara för att senare få reda på att projektet faktiskt behövde ett styrelsebeslut”, säger Malia. Kunderna blir förvånade, men man ska komma ihåg att ett ERP är en stor utgift. För att undvika frustrationen av att till ingen nytta investera tid och resurser i att utforska i ERP-lösningar bör man istället lägga tid på att förstå godkännandeprocessen och därefter inhämta de nödvändiga godkännandena.”

”Annars slutar det med att man bara slösar bort tiden utan att köpa något”, tillägger Malia.

Involvera högsta ledningen

Forterros experter föreslår även att man tar in viktiga teammedlemmar som kan hjälpa till att genomföra projektet.

”Om ett ERP-projekt ska bli framgångsrikt eller ej beror på om ägarna och cheferna har insikt om företagets övergripande mål”, menar Håkan Magnusson Sales Executive Jeeves Infomations Systems AB, ett av bolagen i Forterros nätverk.

”Det vanligaste misstaget ledningen gör är att inte intressera sig för ERP-projektet”, berättar Magnusson. ”Om man överlåter beslutet till vem som helst på företaget kan projektet misslyckas kapitalt och sluta med att man sitter med en programvarulösning som inte ligger i linje med företagets strategi.”

Även Alexandre Crettol, Director Professional Services på SolvAxis i Schweiz, betonar att stöd från den högre ledningen bidrar till att säkerställa att projektet genomförs inom utsatt tid. ”Man behöver kunna fatta snabba beslut och hålla projektet igång”, säger han.

Involvera de verkliga användarna

Experterna på Forterro betoar också att det är viktigt att inte tappa fokus på de människor som faktiskt ska använda ERP-systemet.

”Det kan tillkomma användare som inte ingick i den ursprungliga planeringen”, berättar Malia. ”De har därför inte bidragit med information om hur just de vill använda systemet. Följden blir att man kan hamna i situationer där medarbetarna beger sig utanför systemet för att utföra sina uppgifter. Det kan också bli en källa till misslyckande.”

Genom att kräva rätt engagemang genom alla stegen i ERP-projektet – från förhandsgodkännande till utbildning av slutanvändarna liksom återkoppling från dem – ökar du avsevärt sannolikheten för att lyckas med ert ERP-projekt.