• Home
  • Så bryter du ned den verkliga kostnaden för ditt ERP-system

Eftersom ERP-projekt kan kosta allt från 100.000 upp till över 10 miljoner kronor kan det vara oerhört svårt för företagen att vända blicken från den totala prislappen. Och när de väl kommit över den första prischocken behöver de dessutom vara medvetna om att det kan tillkomma dolda kostnader när man väljer ERP-system. Det säger flera experter från Forterro, en internationell koncern av företag som tillhandahåller programvara och tjänster inom ERP.

ERP-leverantörerna kan göra det svårt för kunderna att förstå de verkliga kostnaderna i samband med projekten genom att erbjuda rabatter som inte tillämpas för alla avgifter.

”Vi ser vissa projekt där konkurrenter erbjuder mycket aggressiva prissänkningar”, berättar Eric Delacourt, Director of New Business på Sylob i Frankrike. ”Ofta baseras sänkningarna på kortsiktiga vinster för köparen, snarare än att man bygger upp ett långsiktigt partnersamarbete mellan köpare och leverantör.”

Delacourt betonar att det är viktigt att fastställa köparens totala ägandekostnad (TCO – Total Cost of Ownership). ”Som kund bör du vara försiktig”, tillägger han. ”Du kanske får en initial avgift som låter som ett attraktivt erbjudande. Men den leverantören kan komma tillbaka med ytterliga kostnader under projektets livslängd, eftersom de inte identifierade glappen som det första priset skapade.”

Kostnadsöverväganden

Även om det stämmer att du betalar för att använda programvarulicenserna så bör inte jämförelsen sluta där. Här är några andra områden som bör jämföras:

1. Installation

Kostnaden för att installera er ERP-lösning varierar, beroende på hur komplicerad verksamheten är och hur detta påverkar hur lång tid processen tar.

2. Konsultation

För att uppnå optimala resultat med ERP-systemet behöver ni prioritera vilka processer som kan genomföras mer effektivt, och därmed bibringa företaget de största vinsterna. I många fall krävs det extern rådgivning för att hjälpa er med den här typen av bedömningar. En uppskattning av sådana konsultarvoden bör adderas till den övergripande kostnaden.

3. Anpassningar

Ditt team bör försöka använda ERP-systemet i befintligt skick i möjligaste mån. Men om det krävs anpassningar för att kunna hantera specifika områden av er verksamhet kan det leda till ökade kostnader för IT-tjänster. Kom också ihåg att när ni väl har anpassat lösningen så är det ert företags ansvar att underhålla den finansiellt och tillhandahålla support.

4. Utbildning

Ett annat område som är viktigt för att lyckas med ERP-projektet är utbildning. Prata med er ERP-leverantör om vilken typ av utbildning som ingår utan kostnad, och be om en lista med alla standardpriser för utökad eller skräddarsydd utbildning.

5. Underhåll

Alla ERP-leverantörer tar ut en årlig underhållsavgift för att täcka pågående utvecklingskostnader, buggfixar, miljöanpassningar och andra mervärdestjänster. Abonnemangsmodeller för moln- eller hostade lösningar kan innefatta ytterligare hanterade tjänster, som säkerhetskopiering och återställning, säkerhet och global systemåtkomst. Diskutera med din leverantör vilka tjänster som ingår i dessa avgifter för att kunna jämföra kostnaderna med en annan leverantör.

Fråga om support och andra erbjudanden

Enligt Maria Marcelius, Support Consultant på Jeeves Infomrations Systems AB, bör man när man intervjuar leverantörerna försöka uppnå förståelse för vilken nivå av support som finns tillgänglig för dig som en del av det långsiktiga partnersamarbetet.

Supporten ingår ibland och ibland inte i den årliga avgiften för underhåll eller abonnemang, och det kan handla om allt från att enkelt få kontakt med leverantörens supportteam med produktrelaterade frågor till självbetjäning i form av dokumentation och utbildning.

”Köparen behöver se till att de får ut rätt värde”, betonar Marcelius. ”Jag själv tror verkligen på att lägga tid på utbildningsinsatser. Utbildade användare utnyttjar systemen bättre och behöver inte support lika ofta.”

VIll du ta del av fler tips?

Vi har pratat med ett antal ERP-experter från hela världen för att få 20 insidertips om hur du lyckas med att välja och implementera ett ERP system.

Hämta guiden