Vad är ERP

Varför behöver man ett ERP?

Ju större verksamhet du har, desto fler och komplexa processer kommer det med största sannolikhet att föra med sig. Ett mindre företag har kanske ett mer simpelt affärssystem medan ett riktigt stort och globalt företag kanske behöver ett komplext affärssystem där det finns möjlighet till anpassningar eller ett brett tjänsteutbud.

Alla företag drar stor nytta av att ha ett ERP då det ger en inblick i verksamheten i realtid, möjlighet att snabbt identifiera framtida utmaningar, ta tillvara på möjligheter och samtidigt fatta snabbare och beslut. Rätt ERP möjliggör för digitalisering och automatisering av tidskrävande processer, ger medarbetarna rätt verktyg för att arbeta mer produktivt, ser till att ni följer de lokala lagar och regler som finns och ger dig kontroll över alla flöden. Och mycket mer. En eller flera människor kan inte hålla koll på allt och definitivt inte ha all information analogt. För att ditt företag ska kunna fokusera på sin kärnverksamhet, det vill säga sälja dina tjänster/produkter så krävs det att allt det administrativa bara fungerar så ni slipper ödsla tid på detta.

Du behöver helt enkelt ett affärssystem för att vara lönsam, arbeta mer produktivt och ständigt effektivisera processer så att du kan ligga steget före dina konkurrenter och alltid vara relevant för din målgrupp.

Vilka typer av ERP finns det?

Är en frekvent ställd fråga och förvirringen blir stor när termer används frekvent och hårt knutna till varandra i samma andetag: SaaS, multi-tenant, subscription, cloud, On-premises, och listan fortsätter. Exempelvis är gränserna mellan Cloud, SaaS och On-premises inte så distinkta utan ofta är lösningarna hybrida till sin karaktär och vad man istället bör välja mellan handlar mer om:

• Betalningsmodell
  Ska du betala för tjänsten som en subscription eller som licens. Den största skillnaden är att via en subscription betalar du varje månad eller år och den fortlöper därefter, i denna kostnad ingår underhåll, uppgraderingar och support. Via licens betalas i förskott en stor engångssumma. Därefter betalar du vanligtvis en årlig underhållsavgift som täcker uppgraderingar och support. Dessa underhållsavgifter kostar vanligtvis mellan 15 och 30% av den ursprungliga licensieringskostnaden.
   
• Managed Service Provider (MSP)
  Vem är det som ska bära ansvaret för att upprätthålla och sköta om affärssystemet? Väljer ni On-premises så är det ni själva och väljer ni SaaS eller Cloud är det ERP-leverantören. Exempel på vad man ansvarar för är exempelvis infrastruktur, säkerhet, upptiden med mera.
   
• Åtkomst till driftmiljön
  Behöver du ha full åtkomst själv? Då är det On-premises som gäller. Fungerar det med begränsad åtkomst passar Cloud och är du inte i behov av någon åtkomst alls så är SaaS ett bra alternativ. Fördelen med Cloud och SaaS är att dina medarbetare kan ägna sig åt din kärnverksamhet istället för att ha egna utvecklingsavdelningar.
   
• Cloud Multi-tenancy eller Cloud Single-tenancy?
  Multi-tenant är en arkitektur där du delar samma databas och/eller applikation som flera andra kunder och single-tenant blir då det motsatta, du delar inte databas eller applikation med någon annan. Har du exempelvis en multi-tenant miljö kan du inte styra över uppgraderingar, utan de sker vare sig du vill eller inte. Har du däremot en single-tenant miljö så styr du själv uppgraderingarna i molnet. Vilket som passar vilken verksamhet bäst förklarar vi längre ner i stycket.

On-premises eller Saas? – Är det så enkelt?

Men om vi ändå tittar lite närmre på termerna On-Premise och SaaS.

• On-premises
  Innebär att du själv har ditt ERP installerat hos dig eller i en datorhall där du förmodligen även har andra applikationer som bolaget använder liggandes.
   
• SaaS (Software as a service)
  Innebär att ditt ERP oftast ligger som en molntjänst hos din ERP leverantör.

Tittar man på ovan två termer så handlar det egentligen om att något som tidigare sågs som en produkt nu blir en tjänst istället. I samband med att industrin gör denna omställning så kommer ofta subscription på tal. Subscription betyder prenumeration och detta har egentligen inget att göra med SaaS som många tror, men vi backar bandet och förklarar.

Tidigare tog leverantörerna betalt för affärssystemet via så kallade Perpetual Licenses. Detta innebar att man betalade en större summa en gång för sitt ERP, beroende på hur prislistan var strukturerad. Eftersom branschen nu övergår från ”produkt till tjänst-tänk” (från On Premise till SaaS) så ser man detta som ett tillfälle att samtidigt införa subscription pricing. Men faktiskt så kan subscription pricing i sig vara en prismodell oavsett om man har ett ERP On-premises eller som SaaS.

Vad är Multi-Tenancy?

Dags att reda ut nästa begrepp, multi-tenant. Ett multi-tenant affärssystem är ett ERP där flera företag delar på programlogiken. Denna typ av ERP passar oftast bolag som inte har för stor komplexitet i sin verksamhet eller produktion och kan använda sitt ERP på ett lite enklare sätt. Bara för att ett ERP erbjuds som SaaS så behöver det inte innebära att det är multi-tenant som många tror. Komplexare verksamheter med ett behov att snabbt ändra och anpassa sitt ERP kan fortfarande köra ERP som SaaS dock oftast i single-tenant miljöer. Det vill säga att man inte delar programkoden med andra bolag.

Så vilket ERP är då bäst?

Det beror helt på din verksamhets komplexitet och framtidsplaner. Det har varit en stark trend för enklare bolag att söka sig till SaaS ERP men vi ser nu en effekt efter Corona där många bolag har tittat mer på att ha större kontroll över sitt ERP. I slutändan är det en kombination av funktionalitet, möjligheter och tjänster som bygger det bästa systemet för dig. Så se över detta tillsammans med din nuvarande eller potentiella ERP-leverantör, vilken lösning skulle passa din verksamhet bäst?

VIKTEN AV RÄTT ERP

7 STEG TILL RÄTT AFFÄRSSYSTEM

Hur kan jag lära mig mer om ERP?

Vi på Jeeves vill alltid sprida kunskap och erfarenhet vidare och har ett expertnätverk av kunder, medarbetare och partners inom tillverkning, partihandel, service & ERP. Varje vecka publicerar vi nya artiklar inom dessa områden för att du ska få tillgång till värdefull kunskap. Utforska vår Branschguide och läs om det som intresserar just dig.

Hur fungerar Jeeves ERP?

Jeeves ERP passar bäst för medelstora till stora bolag inom tillverkning, partihandel och distribution. Det är där vi är som starkast tack vare vår långa erfarenhet sedan starten 1992.

Kärnan i Jeeves ERP består av sju olika applikationsområden som enkelt kan utökas med intelligenta tilläggslösningar och integrationer för att anpassa och konfigurera systemet helt utifrån ditt verksamhetsbehov och önskemål.

Jeeves ERP 7 applikationsområden:

1. Tillverkning & produktion
2. Logistik
3. Ekonomisystem & redovisning
4. Försäljning & kundtjänst (CRM)
5. Produkthantering
6. Service & eftermarknad
7. Projekthantering